Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop.
Kriteria surat :
· Dikemas dalam bentuk yang menarik.
· Bahasanya mudah dimengerti.
· Langsung kepada intinya (tidak bertele-tele).
Surat menurut pemakaiannya :
· Surat Dinas
· Surat Pribadi
· Surat Niaga
Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk keperluan dinas, instansi-instansi. Bahasa surat dinas harus menggunakan bahasa yang baku, formal, jelas, muudah dipahami dan menggunakan EYD sebagai panduan penulisannya. Surat dinas menyangkut kedinasan dan surat resmi.
Fungsi surat dinas:
· Dokumen tertulis dan bukti hitam diatas putih.
· Alat pengingat, karena surat itu dapat diarsipkan sehingga mudah dicari apabila di perlukan.
· Bukti sejarah, seprti pada surat-surat tentangperubahan perkembangan suatu instansi.
· Pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri surat dinas:
· Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta, serta bentuk tulisan.
· Memakai bentuk surat yang standar.
· Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian singkat, lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang benar jika diperlukan.
· Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum, perhatikan kerapihan dan kebersihan.
Surat dinas dibagi :
· Kepala surat (kop surat)
· Nomor surat
· Lampiran
· Perihal
· Tanggal surat
· Alamat yang dituju
· Salam pembuka
· Isi surat
· Salam penutup
· Tanda tangan
· Nama jelas pengirim
· Jabatan
· Tembusan
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau organisasi. Pengirim surat pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau kata ganti orang pertama.
Surat pribadi dibagi menjadi :
· Surat pribadi resmi
· Surat pribadi tidak resmi
Surat Niaga
Surat Niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan.
Surat niaga terdiri dari :
· Surat jual beli
· Kwitansi
· Perdagangan
Surat niaga dibagi menjadi :
· Surat niaga intern
· Surat niaga ekstern
Macam-macam surat niaga yang sering digunakan oleh perusahaan :
· Permintaan penawaran
Surat yang dibuat oleh calon pembeli untuk meminta keterangan tentang harga, diskon, pembayaran, dll.
· Penawaran (offerte)
Surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli.
· Pesanan (order)
Surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual yang berisi pesanan pembelian barang-barang.
